SoftN Support

Hoe zie ik dat mijn zending geweigerd is?

Je hebt van de mutualiteit bericht gekregen dat de zending werd geweigerd. Onder Facturatie -> historiek -> periode -> verzonden zendingen zie je - nadat je via MyCareNet de antwoorden opgehaald hebt - dat de zending geweigerd is, in de kolom STATUS. Je ziet dit zelfs nog voordat je de antwoorden verwerkt hebt.

Waarom is mijn zending geweigerd?

De mutualiteit weigert een zending als het foutenpercentage groter is dan 5%, of omwille van een andere reden: bijvoorbeeld een foutieve BIC code van uw bankrekeningnummer. 

Klik op het geweigerde bestand. In het tabblad antwoorden zie je het Verwerpingsbestand. Hierin staan de facturen die leiden tot het hoge foutenpercentage. Als je op de lijn van het Verwerpingsbestand doorklikt, krijg je per factuur de reden van de weigering te zien, of een algemene fout (niet per factuur).

De roze lijnen bevatten de weigeringen. Jammer genoeg zie je hier niet meteen per factuur over welke patiënt het gaat. 

Wanneer je op een roze lijn klikt, ziet je de reden van de weigering. In het voorbeeld hieronder is de patiënt niet in orde met de opgegeven mutualiteit. Misschien ben je vergeten de verzekerbaarheid bij te werken.

Noteer eerst de factuurnummers (in het voorbeeld 191200000034 enz), en ga dan naar Facturatie -> historiek -> periode -> tabblad facturen. Hier sorteer je op de kolom FACTUUR NUMMER om de juiste factuur te vinden. De naam van de patiënt staat in een kolom daarnaast.

Hoe kan ik deze zending opnieuw indienen?

1. De status van de geweigerde facturen veranderen (op Geweigerd zetten)

Ga naar Facturatie -> historiek -> de betreffende periode -> tabblad facturen. Selecteer de geweigerde factuur of facturen vooraan aan en kies Wijzig factuurstatus.

Je hebt nu 4 mogelijkheden:

1. Geweigerd: als je de fouten wenst te corrigeren en de factuur opnieuw wil opsturen in de nieuwe zending
   
   
2. Geweigerd volgende facturatie: als je de factuur pas in de volgende facturatieperiode mee terug wil opnemen in de zending, bijvoorbeeld omdat je nog wacht op bepaalde aanpassingen of goedkeuringen die eerst verwerkt moeten worden.
   
   
3. Blokkeer: als de factuur terecht geweigerd is, en je haar niet opnieuw wil verzenden naar de mutualiteit
   
   Let op: de onderliggende zorgen worden ook geblokkeerd en worden nooit meer gefactureerd als u daarvoor geen bijkomende actie onderneemt; als u dit niet wilt (bijvoorbeeld omdat u nog op een akkoord wacht), kunt u de factuur beter de status Geweigerd geven en de patiënt in de wacht zetten, bijvoorbeeld tot het einde van de lopende maand. Zie Patiëntendossier -> facturatiegegevens -> facturatie in wacht.
   
   
4. Herstellen: als de factuur ten onrechte een bepaalde status gekregen heeft en je haar terug naar de originele status wil zetten

Opgelet: 

• Als een patiënt een geweigerde factuur heeft voor de mutualiteit, en je wil correcties aanbrengen aan zijn of haar basisgegevens (bv. aan de gefactureerde zorgen), dan zet je deze factuur eerst op Geweigerd, zoals hierboven uitgelegd.
  
  Maar: als de patiënt in dezelfde facturatieperiode nog andere facturen heeft, bijvoorbeeld een factuur aan de patiënt zelf, voor het remgeld, dan kan je de basisgegevens niet aanpassen tenzij je al zijn andere facturen ook op Geweigerd zet.
  
  Of met andere woorden: zorgen die Gefactureerd zijn, kan je niet wijzigen. En zorgen behouden de status Gefactureerd zolang er facturen bestaan die niet op Geweigerd staan. Dat kan je ook nakijken in de zorgen van de patiënt:
  
  Patiëntendossier -> zorg gegevens -> zorgen
  

2. De fouten corrigeren

Je kan nu de geweigerde gegevens - de onderliggende zorgen, prestaties, aanvragen, enz. - corrigeren. Je kan zorgen toevoegen, blokkeren, enz.

Elke fout wordt beschreven aan de hand van een code (zie foutcodes voor de verklaring: https://support.softn.be/nl/support/solutions/folders/47000762684).

3. De zending opnieuw factureren

Nadat de wijzigingen op de zorgen/patientgegevens zijn aangebracht, moeten er nieuwe facturen gemaakt worden voor deze die geweigerd werden. Je herfactureert de zending.

Ga naar Facturatie -> historiek -> de betreffende periode -> tabblad zendingen. Selecteer hier de zending van de juiste landsbond (de 100, de 200, enz.). Met andere woorden: de geweigerde zending.

Klik op de knop Herfactureer zending. Je moet dan een keuze maken: 

• Zonder nieuwe patiënten, herberekening verdeling
• Zonder nieuwe patiënten, rectificaties volgende facturatie
• Met nieuwe patiënten, herberekening verdeling
• Met nieuwe patiënten, rectificaties volgende facturatie

Welke optie moet je hier nemen?

• Je kan bij deze herfacturatie patienten meenemen die voordien niet in de facturatie zaten omdat hun gegevens nog niet in orde waren (bv nog geen akoord voor de toiletaanvraag). In dat geval neem je de optie Met nieuwe patienten. 
• Als je geen nieuwe patiënten toegevoegd hebt, neem je Zonder nieuwe patiënten.
• Vermits nieuwe facturen invloed kunnen hebben op de verdeling tussen de zorgverstrekkers, kan je kiezen om voor deze nieuwe zending de verdeling te herberekenen.
• Of je kan ook kiezen om het verschil (rectificatie) in de volgende facturatiemaand weer te geven in de verdeling. Dat laatste bijvoorbeeld wanneer de zorgverstrekkers al uitbetaald zijn voor de gefactureerde periode, en u de rechtzetting in de volgende maand wil doen.
  
  

De facturen die een status geweigerd hebben gekregen, worden opnieuw aangemaakt met een hoger versienummer. Dat zie je in de kolom VERSIE. Dit nummer slaat ook op het nieuwe facturatiebestand zelf.

4. Het (nieuwe) facturatiebestand opnieuw verzenden

In het scherm van de verzendingen kan je via de knop Verstuur facturatie de zending opnieuw doorsturen via MCN. Selecteer eerst het juiste bestand.

Facturatie -> historiek -> de betreffende periode -> tabblad zendingen 

(zelfde locatie als vorige stap)

Je vindt het nieuwe verzonden bestand en de status daarvan nu terug in het tabblad verzonden zendingen, of ook onder 

MyCareNet -> historiek -> tabblad facturatie.

Het is nu wachten op het - nieuwe - antwoord van de mutualiteit. Om dat antwoord op te halen ga je naar 

MyCareNet -> knop Nieuwe bestanden ophalen.