Dans le menu MyCareNet vous avez télécharger de nouveaux fichiers (lire réponse à votre facturation). Vous remarquez avoir reçu un message d'une mutuelle que l'envoi a été totalement refusé.
Un envoi est totalement refusé lorsque le taux d'erreur est supérieur aux 5% autorisé.
Pour être en mesure de visionner la raison du refus total du fichier de facturation vous avez deux endroits.
1) dans le menu MyCareNet même sous l'onglet de facturation
a) dans le menu MyCareNet sous l'onglet facturation, l'envoi a le statut "refusé".
b) cliquez sur le fichier refusé
c) cliquez ensuite sur le fichier de rejet facturation
2) dans le menu facturation sous historique
a) cliquez sur le mois de facturation concerné
b) allez sur l'onglet envois expédiés
c) cliquez ensuite sur le fichier de rejet facturation
Une fois le fichier rejet de facturation ouvert, SoftN vous donne une aperçu de la ou des facture(s) qui cause(nt) le refus total du fichier de facturation pour cette mutuelle.
Pour être en mesure de lire la raison du refus cliquez sur le "+" dans la ligne roze. Défilez vers le bas jusqu'à ce que vous voyez le message d'erreur.
Que faire pour ressoumettre à nouveau cet envoi?
Vous avez 4 options, ci-dessous les explications:
1. Refusé : vous souhaitez corriger les erreurs dans le dossier du patient et renvoyer cette facture avec cet envoi
2. Refus de la prochaine facturation : vous ferez suivre à nouveau cet envoi, mais vous n'inclurez pas cette facture dans l'envoi avant la période de facturation suivante.
3. Bloquer : cette facture a été légalement rejetée et ne doit plus être envoyée à la mutuelle.
4. Restaurer : la facture a été malencontreusement mis sur un certain statut et retrouvera son statut d'origine.
Avant d'entre prendre une action, il faut vous poser la question, la raison du refus sait-elle être corrigée ou pas?
1) NON, pas possible de corriger la raison du refus, donc je dois bloquez la facture entière du patient concerné et renvoyer l'envoi sans la facture du patient qui cause le refus
2) OUI, je sais corriger la raison du refus et je veux ressoumettre vers la mutuelle
1. NON, pas possible de corriger la raison du refus
N'utilisez que ses étapes ci-dessous lorsque tous les jours de la facture sont refusé par la mutuelle et ne savent pas être corriger. Sinon suivez les étapes sous titre 2. OUI, je sais corriger la raison du refus et ressoumettre vers la mutuelle
a) aller dans le menu facturation sous historique et cliquez sur le mois de facturation concerné
b) allez sur l'onglet factures
c) rechercher la facture du patient concerné, cochez le petit carré blanc et cliquez à gauche en bas de l'écran sur modifier
statut facture (envoi refusé) et choisissez le statut "bloqué"
d) puisqu'il ne faut pas corriger des données dans le dossier patient, il vous suffit de renvoyer le fichier de facturation à la mutuelle.
2. OUI, je sais corriger la raison du refus et ressoumettre vers la mutuelle
A utiliser lorsque la raison du refus sait être corrigée dans le dossier patient.
a) aller dans le menu facturation sous historique et cliquez sur le mois de facturation concerné
b) allez sur l'onglet factures
c) rechercher la facture du patient concerné, cochez le petit carré blanc et cliquez à gauche en bas de l'écran sur modifier
statut facture (envoi refusé) et choisissez le statut refusé
3. Correction dans le dossier patient de la raison du refus
Pour être en mesure de ressoumettre l'envois à la mutuelle, vous devez corriger les erreurs signalées dans le fichier de rejet de facturion. Si il y a des jours de soins qu'ils ne sont pas possible de ressoumettre il vous faut les bloquer.
4. La refacturation de l'envoi
Une fois avoir fait toutes les modifications/corrections dans le dossier patient, une nouvelle facture doit être créées pour le patient concerné.
Afin de recréer une nouvelle facture, il vous faut refacturer l'envoi
a) retournez dans le fichier de facturation du mois concerné sur l'onglet envois
b) cochez le petit carré blanc à côté du fichier de facturation de la mutuelle concerné
c) cliquez ensuite en bas de l'écran sur refacturer l'envois afin que SoftN sache créer une nouvelle facture pour le patient
concerné suite aux corrections
d) une fois que SoftN a terminé la création du nouveau fichier de facturation, retournez une fois en arrière afin de revenir
sur l'écfran précedent
e) vérifier sur l'onglet facture que SoftN a bien créé une nouvelle facture pour le patient concerné
S'il y a bien une deuxième facture pour le patient concerné, vous êtes en mesure de renvoyer l'envoi totalement refusé à la mutuelle concerné.
f) retournez sur l'onglet envoi et cochez à nouveau le petit carré blanc à côté de la mutuelle concerné et cliquez ensuite
à gauche en bas de l'écran sur envoyer facturation.
IMPORTANT : suivez ces étapes que si l'envoi a été refusé.
S'il y a des refus, mais que l'envoi a été accepté, lire document "mon envoi est accepté, mais il y a des refus".